Foto: ASCOM l Por Júnior Rebouças
Desde março de 2021, a Prefeitura de Icapuí vem implementando a Política de Gestão Documental com apoio da Nagel Consultoria, empresa especializada em serviços e projetos de consultoria, tecnologia e capacitação nos segmentos de gestão da informação, dados e documentos, gestão do conhecimento, gestão por processo, com foco na implementação das melhores práticas, no atendimento da conformidade regulatória técnico-normativa e nas demandas de transformações emergentes.
O trabalho vem sendo realizado no Arquivo Central, localizado na Secretaria de Administração e Finanças, onde são custodiados importantes fontes de informação que contribuem para a boa governança do município, permitindo atender, sobretudo, questões relacionadas à cidadania, administração, economia e justiça. O arquivo também armazena dados e informações importantes sobre saúde, educação, meio ambiente e tantos outros aspectos do município.
Apesar da maioria dos documentos serem de caráter probatório, testemunhal e informativo, o Arquivo Central de Icapuí também vem desempenhando um papel fundamental para a preservação da história, dos costumes e tradições do município.
Diversas leis ressaltam a importância e obrigatoriedade da preservação dos arquivos municipais, seja para acesso pela população, preservação histórica ou para cumprir com as normas vigentes.
A Lei Federal de Arquivos n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 1.º diz que "É dever do poder público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo, como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação".
A Lei 12.527, de 2011, conhecida como Lei de Acesso à Informação é outro importante instrumento de regulamentação para os arquivos municipais. A lei garante o direito constitucional de acesso às informações públicas, sendo dever de ofício da Administração Pública promover a transparência de seus atos para a sociedade.
Outra conformidade técnica-normativa cumprida pela Prefeitura Municipal foi a constituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, formada por membros capacitados e atuantes na racionalização do arquivo e cumprimento da Política de Gestão de Documentos.
A equipe técnica, formada para a execução dos trabalhos de Gestão de Documentos do Arquivo Central de Icapuí, conta com um Bibliotecária, especialista em Arquivologia, Gestão de Documentos e Administração de Arquivos e três técnicas em documentação, capacitadas em gestão de arquivos municipais.
Ressalta-se que os trabalhos contam com acompanhamento da Secretaria de Administração e Finanças, Carmem Júlia da Costa, com fiscalização e gestão do contrato pela Controladora Geral, Valéria da Silva Tomás.
